En el mundo acelerado en el que vivimos, la gestión del tiempo y, en especial, la habilidad para priorizar tareas no solo resulta esencial como medio para mejorar la productividad y economizar esfuerzos, sino también para ganar en bienestar personal y calidad de vida. No siempre resulta fácil establecer prioridades, en especial cuando las tareas se acumulan hasta cercarnos por completo. Cuando esto ocurre, es fácil que nos sintamos tan abrumad@s que nos parezca imposible poner orden ante semejante caos de actividades por realizar. Sin embargo, si sabemos cómo hacerlo, podemos desenmarañar el ovillo y poner orden donde no parecía posible. Disponemos de estrategias muy efectivas para ayudarnos a priorizar y organizar los quehaceres. Apoyarnos en ellas nos permitirá alcanzar los objetivos que nos hayamos marcado de una manera mucho más rápida y eficiente, reduciendo, al mismo tiempo, el nivel de estrés que suele acompañarnos cuando el desbordamiento se hace fuerte en nuestras vidas.
¿Por qué es importante priorizar tareas?
La priorización y la planificación de las actividades diarias y los objetivos personales no es algo privativo de la vida profesional o empresarial. Es una habilidad que resulta de enorme utilidad para cualquiera en todos los ámbitos de la vida. Aporta importantes beneficios sea cual sea la ocupación o actividad en la que estemos inmersos. Acostumbrarme a planificar la semana y priorizar mis ocupaciones diarias me permite:
Mejorar la atención y disminuir el esfuerzo
Priorizar me capacita para centrarme en lo que realmente importa, aprendiendo a distinguir lo fundamental de lo accesorio, a la par que me ayuda a ahorrar energía e impide el sobreesfuerzo. Beneficios que afectan no solo a lo relacionado con la ejecución de las actividades diarias, sino también a todo aquello en lo que me vea involucrad@. Mantener el hábito de priorizar me convierte en una persona mucho más objetiva y práctica. Algo que redundará, sin duda alguna, en una mejoría clara de mi calidad de vida.
Reducir el nivel de estrés
Tener un plan claro y organizado disipa la sensación de agobio que se genera cuando el estrés hace su aparición a causa de la acumulación desordenada de cosas por hacer. Además, el orden del que nos provee la priorización afecta al modo en que evaluamos los acontecimientos, dotándonos de una mayor capacidad para situarnos frente a las dificultades y superar los retos.
Aumentar la productividad
Maximizamos la efectividad al priorizar tareas porque nos ayuda a centrarnos en lo urgente e importante sin que aspectos secundarios, de mucha menor entidad, nos distraigan de aquello que de verdad si requiere de nuestra atención preferente. Una habilidad que valoraremos especialmente al ser conscientes del impacto de la priorización en la cantidad y calidad de cosas que somos capaces de hacer en un día.
Mejorar de la sensación de bienestar
Un enfoque estructurado y claro contribuye a un mejor equilibrio entre las diferentes áreas de nuestra vida, dotándonos con una visión de consecución y éxito mucho mayor de la que tendríamos si simplemente nos dedicáramos a hacer las cosas una detrás de otra. Priorizar consigue hacer más con menos y terminar, por tanto, muchas más tareas en menos tiempo. Algo que, además de hacernos sentir bien con nosotros mismos, nos dará fuerzas extra para superar cualquier obstáculo que podamos encontrarnos en el camino.
Estrategias para priorizar tareas
Utilizar una metodología para organizarnos cuando el caos de cosas por hacer nos atormenta es el mejor camino, por no decir el único, que nos permite orientarnos en medio de la tormenta de ideas que nos abruma cuando el tsunami de quehaceres nos ahoga.
Uno de los ingredientes esenciales para lograr el éxito en cualquier aspecto es el orden, una buena secuenciación de actividades que facilite avanzar con precisión hacia nuestra meta. Y para ello necesitamos de método. Hay muchas técnicas sencillas y fáciles de aplicar para ayudarnos a poner en orden las tareas. Entre las más conocidas están las siguientes:
La matriz de Eisenhower es una herramienta muy efectiva cuando se trata de organizar listas de actividades extensas que parecen imposibles de manejar. Esta metodología clasifica las tareas en cuatro grandes grupos:
– Urgente e Importante (UI): tareas que deben ejecutarse de inmediato.
– Importante y No Urgente (INU): tareas cruciales, pero que no requieren de acción inmediata.
– Urgente y No Importante (UNI): tareas que conviene hacer pronto, pero no son esenciales.
– No Urgente y No Importante (NUNI): tareas que pueden ser eliminadas o pospuestas.
Una vez establecidos los grupos, solo tenemos que comenzar por aquello que hemos incluido en el grupo UI para seguir con los grupos UNI e INU, desechando lo incluido en el apartado NUNI,
Método ABCDE
Este método es similar al de la matriz de Eisenhower, clasificando las tareas en cinco categorías:
A: tareas muy importantes y urgentes.
B: tareas importantes, pero no urgentes.
C: tareas que resultan apetecibles, pero no son importantes.
D: tareas que pueden ser delegadas.
E: tareas que pueden ser eliminadas.
La secuencia más adecuada para deshacer la madeja de cosas por hacer que nos lleva enredando varios días sería la siguiente: A-C-B-D, optando por desechar lo incluido en el grupo E. la razón para incluir lo apetecible antes de lo que, aunque importante, no es urgente, nos permite darnos un respiro entre actividades.
Técnica de Time Blocking
La técnica de Time Blocking asigna bloques de tiempo específicos a cada tarea o grupo de tareas. Esto ayuda a mantener un enfoque claro y evita que sucumbamos a la multitarea, un error de lo más común que solo consigue enredarnos más y terminar por agotar nuestras energías. La técnica del Time Blocking resulta ideal para combinar con cualquiera de las dos metodologías anteriores ya que ayuda a distribuir mejor los tiempos entre tareas.
Regla de los Dos Minutos
Este sistema, sorprendente por su simplicidad y efectividad, propone realizar las tareas en base a su duración estimada en el tiempo, priorizando aquello que necesita poco tiempo para su realización. Su aforismo básico podría resumirse así: «si una tarea puede completarse en dos minutos o menos, hazla inmediatamente». La aportación clara de este enfoque, que tampoco debe tomarse al pie de la letra, es el de permitirnos despejar el camino cuando tenemos muchas cosas por hacer, eliminando de un plumazo las pequeñas tareas que generan acumulación y, sin embargo, pueden ser despachadas en poco tiempo. Un sistema sencillo de y de fácil ejecución que despeja la lista de cosas por hacer, simplificándola.
Herramientas y aplicaciones útiles para priorizar tareas
Si de lo que se trata es de organizar y priorizar objetivos a medio o largo plazo o bien eres un profesional que necesita poner en orden su atestada agenda, podemos ir un poco más allá y acudir a una serie de herramientas gratuitas que resultarán de utilidad como herramientas de gestión de tareas.
Trello
Se trata de una herramienta con gran contenido visual que utiliza una amplia gama de tableros, listas y tarjetas. Resulta ideal para seguir el avance de proyectos y mantener un orden claro de prioridades.
Todoist
Una aplicación de gestión de tareas que permite crear listas, establecer fechas límite y programar prioridades. Dispone de una interfaz muy intuitiva que facilita la organización diaria.
Microsoft To Do
Una herramienta del grupo Microsoft que ofrece una integración fluida con otras aplicaciones del gigante informático, contribuyendo a una gestión eficiente de las tareas personales y profesionales.
